Klachtenregeling In Bloei

Het bevoegd gezag van Doula opleiding In Bloei stelt de volgende Klachtenregeling vast.

 

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

  1. opleiding: Doula opleiding In Bloei;
  2. bevoegd gezag: directeur F. Dumont;
  3. klachtencommissie: de commissie als bedoeld in artikel 7;
  4. klager: een (ex-)student/deelnemer, (een lid van) het docenten- of mentoren-team, of een anderszins functioneel bij de opleiding betrokken persoon;
  5. verweerder: (een lid van) het docenten- of mentoren-team, de directie of een anderszins functioneel bij de school of instelling betrokken persoon, tegen wie een klacht is ingediend;
  6. klacht: klacht over (nagelaten) gedragingen en beslissingen van de verweerder.

 

Artikel 2: Voorfase klachtindiening

  1. Een klager die een probleem op of met de opleiding ervaart, neemt contact op met degene die het probleem heeft veroorzaakt, tenzij de aard van het probleem zich daartegen verzet.
  2. Indien dat contact niet tot een oplossing leidt, legt de klager het probleem ter oplossing voor aan de directie.
  3. De klager kan het probleem bespreken met de vertrouwenspersoon.
  4. Als het probleem niet is of wordt opgelost kan een klacht worden ingediend als bedoeld in artikel 6.

 

Artikel 3: De contactpersoon

  1. Het bevoegd gezag van de opleiding wijst een contactpersoon aan.
  2. De contactpersoon informeert de klager over de mogelijkheden die de klachtenregeling biedt. Als de klager een klacht wil indienen, verwijst de contactpersoon de klager naar de vertrouwenspersoon.

 

Artikel 4: De vertrouwenspersoon

  1. Het bevoegd gezag van de opleiding benoemt één externe vertrouwenspersoon.
  2. De vertrouwenspersoon gaat na of de klacht door bemiddeling kan worden opgelost.
  3. De vertrouwenspersoon kan de klager begeleiden bij het indienen van de klacht als de klager daar om verzoekt.
  4. De vertrouwenspersoon informeert de klager over instanties of instellingen die de klager behulpzaam kunnen zijn bij het oplossen van problemen die samenhangen met de klacht en begeleidt de klager zo nodig bij het leggen van contact.
  5. De vertrouwenspersoon kan het bevoegd gezag gevraagd en ongevraagd adviseren indien signalen die hem bereiken daar aanleiding toe geven.
  6. De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks aan het bevoegd gezag schriftelijk verslag uit van zijn werkzaamheden.

 

Artikel 5: Informatie over de klachtenregeling

  1. Het bevoegd gezag zorgt ervoor dat de klachtenregeling, het adres van de klachtencommissie en de namen en de bereikbaarheid van de contactpersoon en de vertrouwenspersoon voldoende bekend zijn door deze in ieder geval te publiceren via een link in de opleidingsgids naar de websites van de opleiding.

 

Artikel 6: Het indienen van een klacht

De klager kan een klacht indienen bij de vertrouwenspersoon of bij het bevoegd gezag.

Het klaagschrift bevat ten minste:

  1. De naam en het adres van de klager;
  2. De naam van verweerder en de naam en het adres van de opleiding;
  3. Een omschrijving van de klacht en de datum/periode waarop de klacht betrekking heeft;
  4. Afschrift van de op de klacht betrekking hebbende stukken;
  5. De dagtekening.
  6. De klacht dient binnen een jaar na de gedraging of beslissing te worden ingediend.
  7. Het bevoegd gezag of de vertrouwenspersoon bevestigt schriftelijk de ontvangst van de klacht.

 

Artikel 7: Behandeling van de klacht door het bevoegd gezag

  1. Als klager zijn klacht indient bij het bevoegd gezag, kan dit de klacht zelf afhandelen.
  2. Het bevoegd gezag meldt in dat geval klager en verweerder welke stappen het gaat zetten om de klacht af te handelen.
  3. Als het bevoegd gezag de behandeling van de klacht niet zelf ter hand neemt, verwijst het bevoegd gezag de klager naar een klachtencommissie via de LKC. (samenwerking in voorbereiding).

 

Artikel 8: Behandeling van de klacht door vertrouwenspersoon

  1. Wanneer de vertrouwenspersoon een klacht ontvangt, neemt zij die binnen vier weken in behandeling.
  2. Als onderdeel daarvan treedt zij in contact met belanghebbenden en vraagt zij (desgewenst) gegevens en
    bescheiden op.
  3. Zij stelt – afhankelijk van de aard en omvang van het informatieverzoek – een redelijke termijn vast
    waarbinnen de betreffende gegevens of bescheiden dienen te worden verstrekt.
    Deze termijn bedraagt maximaal vier weken. In uitzonderlijke gevallen kan de termijn met maximaal twee weken worden verlengd.
  4. De vertrouwenspersoon gaat in eerste instantie na of de klager getracht heeft de problemen met de verweerder of met de directeur van de opleiding op te lossen. Als dat niet het geval is, kan daar alsnog voor worden gekozen.
  5. Indien dat echter gelet op de aard van de klacht niet mogelijk is, of indien de afhandeling niet naar tevredenheid heeft plaatsgevonden, kan een formele klacht in gediend worden. Desgewenst ondersteunt de vertrouwenspersoon daarbij.
  6. Indien de klacht niet afdoende wordt afgehandeld, wordt de klacht neer gelegd bij een klachtencommissie. Zie ook artikel 7.

 

Artikel 9: Beslissing op advies

  1. Binnen vier weken na ontvangst van het advies van de klachtencommissie deelt het bevoegd gezag aan de klager en de verweerder van de opleiding schriftelijk en gemotiveerd mee of zij het oordeel over de gegrondheid van de klacht deelt en of zij naar aanleiding van dat oordeel maatregelen neemt en zo ja welke.
  2. Deze termijn kan met ten hoogste vier weken worden verlengd. Deze verlenging meldt het bevoegd gezag met redenen omkleed aan de klager en de verweerder en de klachtencommissie

 

Artikel 10: Vertrouwelijkheid

  1. Iedereen die bij het indienen en behandelen van de klacht betrokken is, is verplicht vertrouwelijkheid in acht te nemen.
  2. De verplichting tot vertrouwelijkheid blijft bestaan, ook als de betrokkene niet meer onder de werking van de klachtenregeling valt.

 

Artikel 11: Wijziging van het reglement

  1. Deze regeling kan door het bevoegd gezag worden gewijzigd na overleg met de vertrouwenspersoon.

 

Artikel 12: Overige bepalingen

  1. In gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist het bevoegd gezag.
  2. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘klachtenregeling Doula Opleiding In Bloei’.

 

Deze regeling treedt in werking op 1-1-2021

 

De regeling is vastgesteld op 31-8-2020

 

 

 

Algemene toelichting – Rol en taak vertrouwenspersoon

Veruit de meeste klachten over de dagelijkse gang van zaken in de opleiding zullen in onderling overleg tussen deelnemers/studenten, docenten en mentoren, cliënten van studenten en de directie worden afgehandeld. Het heeft de voorkeur om problemen te bespreken op het niveau waar ze zich voordoen en met degene die het probleem (heeft) veroorzaakt. Indien dat echter gelet op de aard van de klacht niet mogelijk is, of indien de afhandeling niet naar tevredenheid heeft plaatsgevonden, kan men een formele klacht indienen.

Ook een oud student of voormalige cliënt van een (oud) student kan een klacht indienen. Naarmate het tijdsverloop tussen de feiten, waarover wordt geklaagd en het indienen van de klacht groter is, wordt het voor de klachtencommissie en het bevoegd gezag moeilijker om tot een oordeel te komen. Daarom is in artikel 6h bepaald dat een klacht binnen een jaar na de gedraging of beslissing moet worden ingediend.

De vertrouwenspersoon is toegankelijk voor alle betrokkenen bij de opleiding. Het is van belang dat deze persoon het vertrouwen geniet van alle bij de opleiding betrokken partijen. De vertrouwenspersoon oefent zijn taak in onafhankelijkheid uit.

De vertrouwenspersoon heeft geen wettelijke geheimhoudingsplicht. Als hij van oordeel is dat de klager zich in een dusdanig ernstige situatie bevindt dat het noodzakelijk is andere personen/instanties op de hoogte te stellen, kan hij besluiten de geheimhouding niet te bewaren. Een vertrouwenspersoon zal een klager dan ook nooit vooraf geheimhouding moeten beloven. Hij kan wel duidelijk maken dat hij erg terughoudend en vertrouwelijk met de te geven informatie om zal gaan. Indien de vertrouwenspersoon besluit de verkregen informatie toch met derden te delen, zal hij dit vooraf met de klager moeten bespreken.

De vertrouwenspersoon dient zicht te hebben op het onderwijs en de participanten hierin en dient kundig te zijn op het terrein van opvang en verwijzing. Het bevoegd gezag houdt bij de benoeming van de vertrouwenspersoon rekening met de diversiteit van de opleidingsbevolking.

De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn taak uitsluitend verantwoording schuldig aan het bevoegd gezag. Een interne vertrouwenspersoon dient uit hoofde van de uitoefening van zijn taak niet te worden benadeeld.

De vertrouwenspersoon gaat in eerste instantie na of de klager getracht heeft de problemen met de verweerder of met de directeur van de opleiding op te lossen. Als dat niet het geval is, kan daar alsnog voor worden gekozen.

De vertrouwenspersoon kan een klager in overweging geven, gelet op de ernst van de zaak, geen klacht in te dienen, de klacht in te dienen bij het bevoegd gezag, dan wel aangifte te doen bij politie/justitie. De vertrouwenspersoon onthoudt zich van het onderzoeken van de klacht en het geven van een oordeel. Dat gaat zijn taak te buiten en is voorbehouden aan het bevoegd gezag en de klachtencommissie. Daarnaast kan het geven van een oordeel zijn draagvlak binnen de schoolgemeenschap verzwakken.

Hoewel de vertrouwenspersoon nagaat of door bemiddeling een oplossing kan worden bereikt, is niet aan te raden dat de vertrouwenspersoon zelf gaat bemiddelen. Een mislukte bemiddeling kan namelijk leiden tot een verlies aan vertrouwen en zelfs tot het zelf onderwerp worden van een klacht.

Welke rol de vertrouwenspersoon ook kiest, hij zal in alle gevallen eerst met de klager tot overeenstemming moeten komen welke rol hij als vertrouwenspersoon zal vervullen, zodat hierover geen onduidelijkheid bestaat.

Begeleiding van de klager houdt ook in dat de vertrouwenspersoon nagaat of het indienen van de klacht niet leidt tot repercussies voor de klager. Tot slot vergewist hij zich ervan dat de aanleiding tot de klacht daadwerkelijk is weggenomen.

Indien de klager dit wenst, begeleidt de vertrouwenspersoon hem bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie of bij het bevoegd gezag en verleent desgewenst bijstand bij het doen van aangifte bij politie of justitie.

De vertrouwenspersoon kan het bevoegd gezag adviseren over beleidskwesties, maar onthoudt zich van het geven van adviezen over te treffen (disciplinaire) maatregelen naar aanleiding van een ingediende klacht.

Klachtbehandeling is vertrouwelijk. Het betreft een klacht van een individuele klager. Het is niet gewenst dat personen of organen die bekend zijn met de klacht, derden over de klacht informeren. Publiciteit kan partijen schaden en ook het vinden van een oplossing voor de klacht bemoeilijken.